La création d’un intranet est une étape cruciale pour toute entreprise souhaitant optimiser sa communication interne, faciliter la collaboration entre ses employés et améliorer la gestion de l’information. Mais quel est le coût réel d’un tel projet? Quels sont les facteurs à prendre en compte pour établir un budget réaliste et adapté à vos besoins? Dans cet article, nous explorons les différentes composantes du coût de création d’un intranet et vous donnons des conseils pour mener à bien votre projet.
Analyse des besoins et choix de la solution
Avant de se lancer dans la création d’un intranet, il est essentiel de bien définir ses objectifs et de cerner les besoins spécifiques de l’entreprise. Cette étape permettra notamment de choisir la solution la plus adaptée parmi les différentes options disponibles sur le marché, qu’il s’agisse d’une solution prête à l’emploi ou d’une solution sur-mesure développée spécifiquement pour votre entreprise.
Il est également important de prendre en compte les contraintes techniques et budgétaires, ainsi que les compétences internes dont dispose l’entreprise pour mener à bien ce projet. La consultation d’un expert en systèmes informatiques peut s’avérer particulièrement utile pour vous guider dans cette démarche.
Développement et intégration
Une fois la solution choisie, il faut développer et intégrer l’intranet à l’environnement informatique de l’entreprise. Cette étape implique généralement le recours à des prestataires externes, tels que des développeurs, des intégrateurs ou des consultants en systèmes d’information.
Le coût de cette phase de développement et d’intégration dépend notamment du degré de personnalisation souhaité, du nombre de fonctionnalités à implémenter et de la complexité du projet dans son ensemble. Il est donc difficile de donner un chiffre précis sans connaître les spécificités du projet, mais on peut estimer que cette étape représente entre 50% et 70% du coût total de création d’un intranet.
Formation et accompagnement
La réussite d’un projet d’intranet repose en grande partie sur l’adhésion des employés et leur capacité à utiliser efficacement le nouvel outil. Il est donc essentiel de prévoir un budget pour la formation des utilisateurs et l’accompagnement au changement.
Cette formation peut être réalisée en interne ou par des prestataires externes, en fonction des compétences disponibles au sein de l’entreprise. Le coût varie en fonction du nombre d’utilisateurs à former, du temps nécessaire pour assimiler les nouvelles fonctionnalités et du niveau d’expertise requis. On estime généralement que cette étape représente entre 10% et 20% du coût total du projet.
Maintenance et évolution
Un intranet nécessite une maintenance régulière pour assurer son bon fonctionnement et prévenir les problèmes techniques éventuels. Cette maintenance peut être réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe, selon les compétences disponibles au sein de l’entreprise et le niveau de complexité du système.
Par ailleurs, il est important d’envisager dès le départ l’évolution de l’intranet, afin de l’adapter aux besoins futurs de l’entreprise et de ses utilisateurs. Cela implique de prévoir un budget pour les mises à jour, les ajouts de fonctionnalités ou la migration vers une nouvelle solution si nécessaire.
Le coût de la maintenance et de l’évolution dépend notamment de la fréquence des interventions nécessaires et du niveau d’exigence en termes de performance et de sécurité. On estime généralement que cette étape représente entre 20% et 30% du coût total du projet.
Coût global: un investissement rentable
Le coût global d’un projet d’intranet varie donc en fonction de nombreux facteurs, tels que la taille de l’entreprise, le nombre d’utilisateurs, la complexité du projet ou encore le choix de la solution. Il est donc difficile d’avancer un chiffre précis sans prendre en compte ces éléments.
Toutefois, selon une étude menée par Prescient Digital Media, le coût moyen pour créer un intranet s’établit autour de 50 000 euros pour une entreprise comptant entre 100 et 200 employés. Ce montant inclut les phases d’analyse des besoins, de développement et intégration, mais aussi la formation et l’accompagnement des utilisateurs.
En dépit de cet investissement initial conséquent, il est important de souligner que la mise en place d’un intranet peut générer des bénéfices considérables pour l’entreprise, notamment en termes de productivité, de communication et de gestion de l’information. Ainsi, selon une étude réalisée par McKinsey & Company, les entreprises qui utilisent un intranet peuvent augmenter leur productivité globale de 20% à 25%.
Au final, le coût de création d’un intranet représente un investissement rentable pour l’entreprise, à condition de bien définir ses objectifs et ses besoins, et de choisir une solution adaptée en tenant compte des contraintes techniques et budgétaires. Il est donc essentiel de se faire accompagner par des experts dans cette démarche pour maximiser les chances de succès du projet.